مدیریت منابع به معنای اطمینان از این است که منابع محدود سازمان در جایی مصرف شوند که بیشترین کمک را به اهداف اصلی میکنند. این فرآیند شامل تصمیمگیری در مورد اینکه چه منابعی، در چه زمانی، در اختیار چه کاری و چه کسی قرار گیرند. منابع سازمان شامل پول، زمان، نیروی انسانی، تجهیزات، فضا، اطلاعات، دانش، فناوری، ارتباطات و حتی توجه مدیر هستند که تقریباً همیشه محدود میباشند. بنابراین، یکی از وظایف اساسی مدیر، تخصیص بهینه این منابع است.
واقعیت محدودیت منابع، حتی برای شرکتهای بزرگ، یک اصل اساسی در مدیریت است. حتی با پول بیشتر، زمان همچنان محدود است و با وجود نیروی انسانی زیاد، افراد متخصص و باتجربه محدودند. بنابراین، سوال اصلی مدیریت این نیست که چگونه تمام خواستهها را تامین کنیم، بلکه این است که با آنچه در اختیار داریم، بهترین استفاده ممکن چیست. این تغییر نگاه، مدیر را از صرفاً انتقال درخواستها به تصمیمگیری در مورد ارزش هر درخواست سوق میدهد.
در بحث منابع، پول تنها یکی از آنهاست. پروژهها ممکن است بودجه کافی داشته باشند اما نیروی مناسب، زمان کافی، یا دسترسی به اطلاعات لازم را نداشته باشند. مدیر باید تصویری جامع از نیازهای هر کار داشته باشد، از جمله نیروی مورد نیاز، زمان، بودجه، ابزار، اطلاعات، تخصص، مجوز و حمایت مدیریتی. گاهی کمبود یک منبع دیگر، عامل اصلی مشکل است.
زمان یکی از منابع غیرقابل ذخیره است که با گذشت آن، دیگر بازنمیگردد. هر تصمیم مدیریتی در مورد زمان، در واقع تصمیمی در مورد منابع است. حضور افراد در جلسات، ارزش زمانی صرف شده برای تهیه گزارشها، و لزوم حضور شخصی مدیر در پروژهها، همگی نمونههایی از مدیریت زمان به عنوان یک منبع واقعی هستند.
منابع انسانی تنها به تعداد افراد خلاصه نمیشود؛ بلکه مهارت، تجربه، دانش، ظرفیت، میزان استقلال و تناسب فرد با نوع کار نیز اهمیت دارد. پنج نفر نامتناسب با کار، الزاماً بهتر از سه نفر مناسب نیستند. تخصیص نیروی انسانی به کارهای مناسب، یکی از اشکال اصلی مدیریت منابع است و باید اطمینان حاصل شود که افراد کلیدی و باتجربه روی مهمترین مسائل قرار گرفتهاند.
یک دام رایج، استفاده بیش از حد از افراد کلیدی در پروژههای متعدد است که منجر به عدم تمرکز کافی آنها میشود. مدیر باید ظرفیت محدود منابع کلیدی را درک کند و گاهی تمرکز کامل بهترین فرد بر روی یک مسئله بسیار مهم، ارزشمندتر از حضور جزئی او در چندین مسئله است. بودجه نیز به عنوان زبان پول، اولویتهای واقعی سازمان را نشان میدهد و عدم تطابق آن با اولویتهای اعلام شده، نشاندهنده عدم هماهنگی در رفتار واقعی سازمان است.
هر تصمیم برای تخصیص یک منبع به یک کار، به معنای رد کردن فرصت استفاده از آن منبع برای کاری دیگر است (هزینه فرصت). مدیر باید این هزینه فرصت را در نظر بگیرد و جایگزینها را نیز بسنجد. همچنین، درخواست منابع همیشه به معنای نیاز واقعی نیست؛ ممکن است با بهینهسازی فرایندها، خودکارسازی، یا حذف کارهای غیرضروری، نیاز به منابع جدید کاهش یابد. اضافه کردن منابع نیز همیشه راهحل نیست و گاهی میتواند منجر به کندی اولیه پروژه شود.
کمبود منابع گاهی نتیجه پذیرش پروژههای بیش از حد توان است؛ در این حالت، کاهش تعداد پروژهها میتواند مشکل را حل کند. مدیریت ظرفیت، مهمتر از پر کردن کامل ظرفیت است، زیرا فضایی برای انعطافپذیری و مواجهه با اتفاقات غیرمنتظره لازم است. منابع باید با اهداف سازمان هماهنگ باشند و هر هدف مهم باید پشتوانه منابع متناسب داشته باشد. شفافیت در تخصیص منابع، به ویژه منابع مشترک، از بروز تعارض و اتلاف جلوگیری میکند و مدیریت منابع شامل مدیریت اطلاعات، دانش، تجربه، ابزار و فناوری نیز میشود.