مدیریت زمان برای مدیران صرفاً یک مهارت شخصی نیست، بلکه بخش حیاتی از وظایف مدیریتی است، زیرا تصمیمات مدیران مستقیماً بر زمان و بهرهوری کل تیم تأثیر میگذارد. پر بودن تقویم لزوماً به معنای مدیریت مؤثر زمان نیست؛ گاهی مدیر تمام روز مشغول است اما کارهای مهمتر به تعویق میافتند. زمان مدیر باید بر اساس نقشهای کلیدی او مانند برنامهریزی، تصمیمگیری، حل مسائل مهم، توسعه افراد، هماهنگی، بررسی عملکرد و تفکر استراتژیک صرف شود و نباید تمام وقت او صرف کارهای اجرایی و پاسخگویی به پیامها گردد.
تمایز میان کارهای «فوری» و «مهم» یکی از پایههای اساسی مدیریت زمان است. کارهای فوری نیازمند توجه آنی هستند، در حالی که کارهای مهم لزوماً فوری نیستند اما تأثیر بلندمدت دارند. غلبه کارهای فوری بر کارهای مهم، به دلیل صدای بلندترشان، میتواند منجر به عقب افتادن دائمی اهداف استراتژیک شود. بسیاری از بحرانهای آینده، در واقع کارهای مهم امروز بودهاند که به دلیل عدم اولویتبندی مناسب، به موقع رسیدگی نشدهاند.
اولویتبندی واقعی به معنای انتخاب بین گزینههاست، نه رتبهبندی همه کارها با اولویت بالا. اولویت واقعی باید تأثیر ملموسی بر زمان، منابع، تقویم و تصمیمات بگذارد؛ در غیر این صورت، صرفاً در حد حرف باقی میماند. هر «بله» به یک پروژه جدید، بخشی از زمان آینده را مصرف میکند و مدیر باید پیش از پذیرش هر کاری، مشخص کند که این زمان از کجا تأمین خواهد شد و جایگزین چه کاری میشود.
تقویم مدیر، واقعیت اولویتهای او را نمایان میسازد. اگر زمان واقعی به کارهایی که مدیر ادعا میکند مهم هستند اختصاص نیابد، آنها در عمل اولویت محسوب نمیشوند. مدیر نباید تمام زمان خود را در دسترس دیگران قرار دهد، بلکه باید بخشی از آن را برای کارهای مهم خود مانند تفکر، برنامهریزی و کارهای عمیق محافظت کند. جلسات یکی از بزرگترین مصرفکنندگان زمان هستند و باید هدفمند، با حضور افراد ضروری و در صورت امکان، کوتاهتر برگزار شوند.
حضور مدیر در تمام جلسات ضروری نیست و گاهی تیم میتواند بدون حضور او به نتیجه برسد. تقویم کاملاً پر برای مدیر خطرناک است، زیرا فضای لازم برای مدیریت اتفاقات غیرمنتظره را از بین میبرد. زمان بدون وقفه کیفیت متفاوتی نسبت به زمان پراکنده دارد و کارهای پیچیده نیازمند تمرکز هستند. همچنین، هر چیزی نیاز به پاسخ فوری ندارد و مدیر میتواند با تعیین انتظارات روشن، از تمرکز خود و تیم محافظت کند.
سرعت پاسخگویی بالا همیشه نشانه مدیریت خوب نیست و میتواند وابستگی ایجاد کند. مدیر باید تشخیص دهد چه کارهایی را فقط خودش میتواند انجام دهد و چه کارهایی را میتوان واگذار کرد. واگذاری، یکی از مهمترین ابزارهای مدیریت زمان است که علاوه بر آزاد کردن وقت مدیر، به رشد تیم نیز کمک میکند. استدلال «خودم سریعتر انجام میدهم» ممکن است در کوتاهمدت درست باشد، اما در بلندمدت میتواند مانع رشد افراد و اتلاف وقت مدیر شود.
مدیریت زمان شامل مدیریت توجه نیز میشود؛ مسائل باز و مبهم، انرژی ذهنی زیادی مصرف میکنند. تصمیمهای عقبافتاده هزینه زمانی بالایی برای سازمان دارند و «نه» گفتن یک مهارت مدیریتی ضروری برای محافظت از ظرفیت تیم است. تأخیر انداختن آگاهانه نیز میتواند یک انتخاب باشد، اما نباید جایگزین حذف یا اولویتبندی شود. مدیر باید بین اهداف کوتاهمدت و بلندمدت تعادل برقرار کند و برنامهریزی هفتگی میتواند به داشتن دیدی جامعتر کمک کند.
روز مدیر نباید صرفاً با ورودیها آغاز شود و کارهای مشابه بهتر است در کنار هم انجام شوند تا تغییر زمینه ذهنی کاهش یابد. کار عمیق و تفکر مدیر نیز جزو وظایف او محسوب میشود و باید برای آن زمان در نظر گرفته شود. انرژی ذهنی در ساعات مختلف روز متفاوت است و کارهای پیچیده باید در زمان اوج انرژی انجام شوند. کارهای کوچک و تکراری باید مورد بازنگری قرار گیرند تا از طریق فرایندسازی یا واگذاری، زمان مدیر آزاد شود و از اتلاف وقت جلوگیری گردد.