مدیر باید زمان خودش رو هم مدیریت کنه
قابل مشاهدهمدیریت مؤثر نیازمند مدیریت زمان توسط خود مدیر است. سپردن تمام روز به دیگران برای پاسخگویی به سؤالات، تصمیمگیریها، حل مسائل و شرکت در جلسات، منجر به عدم فرصت برای تفکر، برنامهریزی، تصمیمگیریهای مهم، گفتوگوهای فردی، طراحی سیستم و مسائل آینده میشود. در دسترس بودن کامل همیشه نشانه مدیریت خوب نیست و مدیر باید بخشی از زمان خود را برای این امور حیاتی حفظ کند.
اولویتبندیها و ارزشهای سازمانی باید در تقویم کاری مدیر منعکس شوند. اگر رشد افراد مهم تلقی میشود اما زمانی برای گفتوگو با آنها وجود ندارد، یا استراتژی مهم است اما تمام هفته صرف مسائل فوری میشود، تناقضی در عمل وجود دارد. زمان مدیر یکی از منابع ارزشمند سازمان است و باید آگاهانه و با هدف مشخصی صرف شود.
مدیریت جریان اطلاعات نیز از وظایف کلیدی مدیر است. تعیین اینکه چه کسی باید چه اطلاعاتی را بداند، چه چیزی باید مستند شود، کدام تصمیمات باید اعلام گردند و نحوه انتقال اخبار خوب و بد یا تغییر اولویتها، از بروز بسیاری از مشکلات اجرایی جلوگیری میکند. مدیر باید اطمینان حاصل کند که اطلاعات مهم به درستی و در زمان مناسب به دست افراد میرسد، بدون آنکه تیم در حجم انبوهی از اطلاعات غرق شود.
ایجاد یک ریتم قابل پیشبینی برای تیم، از دیگر جنبههای مدیریت در عمل است. تیمها برای کارایی به یک ساختار منظم نیاز دارند، مانند زمانبندی مرور برنامهها، بررسی وضعیت پروژهها، جلسات فردی و مسیر طرح مشکلات فوری. این ریتم باید به تیم کمک کند تا برای مسائل روتین نیازی به اختراع مجدد سیستم نداشته باشد و از سنگین شدن بوروکراسی جلوگیری شود.
مدیر باید مراقب باشد که سیستمها و فرایندها صرفاً برای راحتی خود او طراحی نشوند، بلکه به بهبود کارایی تیم کمک کنند. پرسیدن اینکه آیا اطلاعات جمعآوری شده به تصمیمگیری بهتری منجر میشود، میتواند از ایجاد گزارشها یا فرایندهای غیرضروری جلوگیری کند. هدف سیستم مدیریت باید کمک به نتیجه باشد، نه صرفاً ایجاد حس کنترل برای مدیر.
یکی از کارهای مهم مدیر، حذف کردن موارد غیرضروری است. این شامل حذف پروژههایی که دیگر ارزش ندارند، جلساتی که خروجی مشخصی ندارند، گزارشهایی که استفاده نمیشوند، یا مراحل فرایندی که کار را کند میکنند. آزاد کردن ظرفیت تیم از طریق حذف کارهای بیارزش، به اندازه اضافه کردن منابع جدید اهمیت دارد.
مدیر باید تیم را در برابر آشفتگیهای بیرونی محافظت کند. درخواستهای مداوم از سوی مدیران بالاتر، مشتریان، تیمهای دیگر، ایدههای جدید، فرصتها و بحرانها میتوانند تیم را دائماً در مسیرهای مختلف قرار دهند. مدیر باید این درخواستها را فیلتر کرده و اولویتبندی کند تا تیم بتواند بر اهداف اصلی تمرکز کند.
محافظت از تیم به معنای پنهان کردن واقعیت نیست. در شرایط سخت کسبوکار یا تغییر اولویتها، تیم باید به اندازهای که برای تصمیمگیری و کارش لازم است، از واقعیتها مطلع باشد. مدیر خوب نویز را فیلتر میکند، نه حقیقت را. همچنین، مدیریت شامل مدیریت رو به بالا نیز میشود؛ یعنی تبدیل فشارهای بیرونی به انتخابهای روشن برای تیم و مدیران بالاتر.