هنگامی که شکاف عملکردی قابل توجهی مشاهده میشود، ضروری است که بلافاصله و به صورت حرفهای با فرد مورد نظر گفتوگو صورت گیرد. تأخیر در این گفتگو، چه تا زمان ارزیابی سالانه و چه تا زمانی که عصبانیت منجر به درگیری شود، احتمال اصلاح را کاهش میدهد. یک سیستم مدیریتی ضعیف زمانی آشکار میشود که فرد در ارزیابی سالانه برای اولین بار از مشکلات عملکردی خود که مدتها پیش رخ داده، مطلع شود. مدیران باید بازخوردهای مهم را در زمان نزدیک به وقوع آنها ارائه دهند.
گفتوگوی عملکرد باید با موضوعی مشخص آغاز شود، نه با عبارتی کلی مانند «باید درباره عملکردت حرف بزنیم». مشخص کردن موضوع، مانند «میخواهم درباره دو تعهد اخیرت صحبت کنیم که هر دو بعد از مهلت مقرر تحویل شدند»، اضطراب کمتری ایجاد کرده و به روشن شدن منظور کمک میکند. استفاده از مثالهای عینی و قابل مشاهده، مانند تأخیر در تحویل گزارشها، تمرکز را بر رفتار فرد قرار میدهد و نه بر شخصیت او.
پس از بیان مثالها، باید اثر آن رفتار بر روند کار توضیح داده شود. به عنوان مثال، تأخیر در تحویل گزارشها میتواند منجر به عقب افتادن جلسات تصمیمگیری بودجه و اختلال در کار تیم مالی شود. این توضیحات به فرد کمک میکند تا اهمیت موضوع را درک کند.
در ادامه، انتظارات باید به روشنی بازگو شوند. مدیر باید مشخص کند که انتظار دارد گزارشها در موعد مقرر تحویل شوند یا در صورت وجود ریسک تأخیر، حداقل دو روز قبل اطلاعرسانی صورت گیرد. این امر آیندهای روشنتر را برای فرد ترسیم میکند.
گفتوگوی عملکرد نباید یکطرفه باشد. مدیر باید با پرسیدن سؤالاتی مانند «از نگاه تو چه چیزی باعث این تأخیرها شده؟»، فرصتی برای شنیدن دیدگاه فرد فراهم کند. ممکن است دلایل واقعی مانند مشکلات سیستمی، تأخیر در دریافت دادهها یا حجم بالای کار وجود داشته باشد که باید بررسی شوند.
در حالی که گوش دادن به توضیحات فرد مهم است، مدیر نباید مسئولیت را نادیده بگیرد. باید بین توضیحات معتبر و بهانهها تمایز قائل شد. مدیر باید تشخیص دهد که چه زمانی فرد صرفاً در حال انتقال مسئولیت است.
هدف اصلی گفتوگو، تمرکز بر آینده و یافتن راهحل است. باید به این پرسش پاسخ داده شود که «از اینجا به بعد چه چیزی باید متفاوت شود؟». این میتواند شامل تغییر در تقسیم کار، آموزش مهارتهای جدید، تعیین مهلتهای واقعبینانهتر یا اصلاح رفتار فرد باشد.
لحن جدی مدیر لزوماً به معنای خشونت نیست. میتوان با وضوح و بدون تحقیر، تهدید یا بالا بردن صدا، بر اهمیت مسئله و لزوم تغییر تأکید کرد. جدیت از شفافیت ناشی میشود، نه از پرخاشگری. در پایان، باید توافقات به صورت خلاصه جمعبندی شوند تا قابل پیگیری باشند، مانند توافق بر سر تحویل زودهنگام گزارشها، اطلاعرسانی زودهنگام در مورد تأخیرها و مرور هفتگی وضعیت.