پس از درک مأموریت و مسئولیتهای مدیر، گام بعدی شناخت عمیق اعضای تیم است. این شناخت فراتر از نام، عنوان و سابقه شغلی است و شامل درک توانمندیها، نقاط قوت، حوزههای نیازمند حمایت، تجربیات، اولویتها و وضعیت فعلی ارتباط فرد با تیم و کار میشود. مدیریت افراد بدون شناخت کافی، به سرعت به رویکردی کلیشهای و ناکارآمد تبدیل خواهد شد.
پروندههای منابع انسانی اطلاعات رسمی مفیدی مانند عنوان شغلی، سابقه، حقوق و ارزیابیهای قبلی را ارائه میدهند، اما تصویر کاملی از فرد به دست نمیدهند. ممکن است فردی با عنوان معمولی، دانش واقعی قابل توجهی در تیم داشته باشد، یا فردی با سابقه طولانی در برخی مهارتهای کلیدی ضعف داشته باشد. برای شناخت واقعی، گفتوگو و مشاهده فعال ضروری است.
برگزاری جلسات فردی با هر عضو تیم، ابزاری ارزشمند برای شناخت است. هدف این جلسات ارزیابی رسمی نیست، بلکه درک بهتر مسئولیتهای فعلی فرد، بخشهای موفق کار، چالشها، دیدگاه او نسبت به مشکلات تیم، کارهایی که انجام میدهد و از آنها بیخبریم، زمینههایی که دوست دارد در آنها قویتر شود، و نوع حمایتی که از مدیرش نیاز دارد. پاسخ به این پرسشها اطلاعاتی درباره فرد و کل تیم فراهم میکند.
در کنار پرسشگری، مشاهده الگوهای تکرارشونده در پاسخها و رفتارها اهمیت دارد. اگر چندین نفر به طور مستقل به مشکلاتی مانند تغییر مداوم اولویتها یا کندی فرآیند تصمیمگیری اشاره کنند، این نشاندهنده یک سیگنال مدیریتی مهم و احتمالاً وجود مشکل در حیطه اختیارات است. شناخت اعضا به طور همزمان به شناخت سیستم و فرآیندهای تیمی منجر میشود.
شناخت نقاط قوت واقعی هر فرد، فراتر از علایق شخصی، به معنای درک عملکرد خوب و قابل اتکای او در حوزههایی مانند تحلیل، ارتباط با مشتری، اجرا، حل بحران، آموزش یا شناسایی ریسکهاست. این شناخت به مدیر کمک میکند تا مسئولیتها را به شکلی مؤثرتر توزیع کند و از توانمندیهای هر فرد به بهترین نحو بهره ببرد.
هنگام مواجهه با ضعف عملکرد، باید از برچسب زدن به شخصیت افراد پرهیز کرد. به جای گفتن «این فرد تنبل است»، باید رفتارهای مشاهده شده، نوع کار، تکرار، وضوح انتظارات، وجود مهارت و منطقی بودن حجم کار را بررسی کرد. تمرکز بر رفتار و عملکرد قابل مشاهده، به جای برچسبهای کلی، تفکر را متوقف نمیکند و راه را برای بهبود باز میگذارد.
سطح استقلال افراد در تیم یکسان نیست؛ حتی با داشتن عناوین شغلی مشابه، ممکن است یکی قادر به تحلیل، پیشنهاد و تصمیمگیری مستقل باشد و دیگری نیاز به راهنمایی مرحله به مرحله داشته باشد. مدیریت یکسان این افراد منطقی نیست و مدیر باید میزان هدایت مورد نیاز هر فرد را برای مسئولیتهای مختلف درک کند.
انگیزههای افراد نیز متفاوت است؛ یادگیری، درآمد، استقلال، ثبات یا فرصت دیده شدن، همگی میتوانند محرکهای اصلی باشند. مدیر نباید فرض کند که آنچه او را انگیزه میدهد، برای همه اعضای تیم یکسان است. شناخت این انگیزهها به درک بهتر رفتارها و طراحی هوشمندانهتر فرصتها کمک میکند، هرچند مدیریت قرار نیست همواره خواستههای فردی را برآورده سازد.