اولین و اساسیترین گام برای مدیران، تشخیص کارهایی است که واقعاً ارزش وقت آنها را دارند. بدون این تشخیص، روز مدیر به راحتی توسط درخواستهای دیگران، مانند جلسات، تأییدیهها، سؤالات، یا نیاز به تصمیمگیری، پر میشود و در پایان روز، مدیر به جای پیشبرد اهداف خود، تنها به موارد پیشآمده پاسخ داده است.
تمایز قائل شدن میان «مهم بودن» و «فوری بودن» امری حیاتی است. پیامی که فوراً توجه را جلب میکند، ممکن است اهمیت کمی داشته باشد، در حالی که گفتوگوی عملکرد با یکی از اعضای تیم، که شاید هیچ اعلان فوری نداشته باشد، اگر به تعویق بیفتد، میتواند هزینههای قابل توجهی ایجاد کند. مدیر باید بتواند میان آنچه توجه فوری میطلبد و آنچه واقعاً اهمیت دارد، فرق بگذارد.
برخی از فعالیتها صرفاً مدیر را مشغول نگه میدارند، مانند فرمت کردن گزارشها، عضویت در تمام گروههای کاری، اصلاح نهایی اسلایدها، تأیید خریدهای کوچک، یا حضور در تمام جلسات. اگرچه این کارها ممکن است مفید باشند، اما سؤال اصلی این است که آیا انجام آنها توسط خود مدیر ضروری است یا خیر؛ این سؤال مهمتر از مفید بودن خود کار است.
کارهای مهم مدیریتی معمولاً دارای «اهرم» هستند، به این معنی که یک اقدام مدیر بر روی تعداد بیشتری از افراد یا بخشها تأثیر میگذارد. نمونههایی از این دست شامل روشن کردن اولویتهای تیم، حل گلوگاههای تصمیمگیری، استخدام افراد مناسب، ارائه بازخورد به زیردستان، اصلاح فرایندها، تخصیص منابع، یا توقف پروژههای کمارزش است. اثر این اقدامات فراتر از زمان صرف شده برای آنهاست.
برای ارزیابی اهمیت کارها، پرسیدن این سؤال که «اگر من این کار را خیلی خوب انجام دهم، چه چیزی در عملکرد تیم بهتر میشود؟» مفید است. اگر پاسخ به این سؤال کوچک و ناچیز باشد، ممکن است آن کار ارزش صرف زمان زیاد مدیر را نداشته باشد. همچنین، کارهای مهم مدیر بسته به سطح مدیریت متفاوت هستند؛ مدیران عملیاتی بیشتر بر هماهنگی روزانه و مشکلات اجرایی تمرکز دارند، در حالی که مدیران ارشدتر باید بر جهتدهی، منابع، ساختار، افراد کلیدی، ریسکها و تصمیمات بلندمدت متمرکز شوند.
با ارتقاء سطح مدیریت، نوع کارها نیز باید تغییر کند. مدیری که قبلاً در سطح اجرایی موفق بوده، نباید همچنان تمام وقت خود را صرف انجام کارهای اجرایی کند. مدیر باید به تدریج از انجام مستقیم کارهایی که خروجی تولید میکنند، به سمت توانمندسازی دیگران برای تولید خروجی حرکت کند. این تغییر شامل تمرکز بر کوچینگ، استخدام، برنامهریزی و تحلیل عملکرد تیم است.
کارهای مهم مدیریتی را میتوان در دستههایی چون جهت و اولویت، افراد، تصمیمگیری، منابع، رفع موانع، بهبود سیستمها (فرایند، ساختار، نقشها) و برنامهریزی برای آینده (ریسکها، ظرفیت آینده) طبقهبندی کرد. این دستهبندی به مدیر کمک میکند تا تقویم خود را با وظایف واقعی مدیریتی تطبیق دهد و اطمینان حاصل کند که زمان کافی به این حوزهها اختصاص داده میشود.
شناخت کارهایی که «فقط مدیر» میتواند انجام دهد (مانند برخی گفتوگوهای عملکردی یا تصمیمگیری درباره اولویت تیم) و همچنین کارهایی که «میتواند واگذار شود» (مانند تهیه پیشنویس گزارشها یا پیگیری وظایف روتین) برای مدیریت زمان مؤثر ضروری است. نگهداشتن تمام این وظایف توسط مدیر، زمان لازم برای کارهای واقعاً مدیریتی را کاهش میدهد. در مواقع کمبود وقت، مدیران اغلب کارهای مهم اما غیرفوری مانند جلسات یکبهیک، تفکر، برنامهریزی و ارائه بازخورد را حذف میکنند که این الگو بسیار خطرناک است.