مدیریت زمان مدیر با اولویتبندی آغاز میشود، جایی که مدیر با انبوهی از وظایف و ظرفیت محدود روبرو است. پذیرش اینکه همه کارها نمیتوانند همزمان انجام شوند، اولین قدم است. در این شرایط، پرسیدن اینکه کدام کار مهمتر است، کدام باید اول انجام شود و کدام میتواند به تعویق بیفتد، ضروری است. اولویتبندی صرفاً مرتب کردن یک لیست نیست، بلکه باید در رفتار مدیر نمود پیدا کند؛ به این معنا که برخی کارها شروع نشوند، جلسات حذف گردند، درخواستها رد شوند و پروژهها منتظر بمانند.
برای تعیین اولویت، معیارهای مختلفی وجود دارد که شامل میزان اثرگذاری کار بر نتایج تیم، فوریت واقعی انجام آن، هزینه تأخیر، ریسک عدم رسیدگی، وابستگی سایر افراد یا پروژهها به آن و اهمیت مدیریتی (یعنی کاری که فقط مدیر میتواند انجام دهد) میشود. این معیارها کمک میکنند تا درخواستهای بلندترین فرد، معیار اصلی اولویتبندی نباشد.
کارهایی که مانع پیشرفت دیگران میشوند، معمولاً اهمیت بالایی دارند. حتی اگر تصمیمگیری در مورد آنها زمان کمی ببرد، تأخیر در آنها میتواند باعث توقف کار چندین نفر شود. مدیر باید اثر تأخیر خود را بر دیگران درک کند و اینگونه وظایف را در اولویت قرار دهد.
مسائل انسانی مانند عملکرد ضعیف، تعارضات، احتمال استعفا، یا ابهام در نقشها نباید به دلیل ناراحتکننده بودنشان به تعویق بیفتند. تمرکز بر کارهای آسانتر مانند درست کردن فایل یا خواندن گزارش به جای پرداختن به این مسائل، معمولاً هزینههای آتی را افزایش میدهد.
نباید کارهای راحت و قابل اتمام را با کارهای مهم اشتباه گرفت. ذهن انسان تمایل به انجام کارهای کوچک و زودبازده دارد، اما مدیر باید آگاهانه برای کارهای مهمتر و تأثیرگذارتر فضا باز کند. داشتن Inbox Zero یا پاسخ دادن به پیامهای متعدد، لزوماً به معنای پیشبرد اهداف اصلی نیست.
هر روز باید چند اولویت اصلی برای مدیر تعریف شود. به جای داشتن فهرستی طولانی، مدیر میتواند بپرسد کدام سه کار مهم مدیریتی بیشترین اثر را در آن روز خواهند داشت. این اولویتهای اصلی نباید در میان انبوهی از کارهای کوچک گم شوند.
روشن کردن اولویتهای هفته قبل از شروع آن، به مدیر چارچوبی برای مدیریت درخواستهای جدید میدهد. به عنوان مثال، تعیین سه موضوع اصلی هفته مانند تصمیمات استخدامی، حل مسائل ظرفیت تیم، یا نهایی کردن اولویتهای فصل بعد، به مدیر کمک میکند تا درخواستهای جدید را در چارچوب اولویتهای موجود بسنجد.
درخواستهای جدید باید با کارهای قبلی رقابت کنند. اگر مدیر بالادستی وظیفهای جدید محول میکند، مدیر باید بپرسد برای انجام آن، کدام تعهد فعلی باید جابهجا شود. «الان نه» یکی از ابزارهای مهم مدیریت زمان است که میتواند به معنای بررسی مجدد در آینده باشد، نه رد کامل درخواست. همچنین، مذاکره با مدیر بالاتر در مورد اولویتها، مانند پیشنهاد جابهجایی وظایف در صورت افزایش حجم کار، یک مهارت مدیریتی ضروری است. اولویتها باید به صورت منظم بازبینی شوند، نه با هر پیام جدید، تا تمرکز حفظ شود.