مدیریت مؤثر تنها به ارائه بازخورد به اعضای تیم محدود نمیشود، بلکه مدیران نیز باید فعالانه به دنبال دریافت بازخورد از سوی دیگران باشند. این فرآیند برای مدیران میتواند چالشبرانگیزتر باشد، زیرا موقعیت قدرت ممکن است باعث شود افراد در بیان نظرات واقعی خود محتاط عمل کنند و به جای بیان انتقادات، صرفاً بگویند «همه چیز خوب است». بنابراین، مدیران باید به طور آگاهانه فضایی را برای دریافت بازخورد سازنده فراهم کنند.
پرسیدن سوالات کلی مانند «آیا بازخوردی برای من داری؟» اغلب کافی نیست، زیرا ممکن است به دلیل عدم وجود احساس امنیت یا گستردگی سوال، با پاسخ «نه، همه چیز خوب است» مواجه شود. برای دریافت بازخوردهای مفیدتر، طرح سوالات مشخصتر و متمرکز بر رفتارهای خاص، مانند «در جلسههای تیم کجا بیش از حد وارد جزئیات میشوم؟» یا «چه تصمیمهایی را بهتر است بیشتر به شما واگذار کنم؟»، میتواند پاسخگویی را تسهیل کند.
دریافت بازخورد در مورد رفتارهای مشخص، به ویژه پس از اتمام یک پروژه، بسیار کاربردی است. به عنوان مثال، پرسیدن «در این پروژه چقدر در دسترس بودم؟ آیا جایی بود که بیشتر یا کمتر باید دخالت میکردم؟» میتواند اطلاعات ارزشمندی برای بهبود عملکرد مدیر فراهم آورد.
هنگام دریافت بازخوردهای دشوار، اجتناب از واکنش دفاعی امری حیاتی است. اگر هرگونه بازخورد با دفاع مدیر مواجه شود، احتمال دریافت بازخوردهای بعدی به شدت کاهش مییابد. در چنین شرایطی، پرسیدن سوالاتی مانند «آیا مثالی یادت هست؟» میتواند به درک بهتر موضوع کمک کند.
حتی اگر با بازخورد دریافتی موافق نیستید، ابراز تشکر از فردی که آن را ارائه داده، ضروری است. عباراتی مانند «ممنونم که این موضوع را مطرح کردی. مایلم چند موقعیت را بررسی کنم» نشان میدهد که بیان نظر هزینه نداشته و فضایی برای گفتگو فراهم است، بدون آنکه به معنای پذیرش فوری تمام انتقادات باشد.
توجه به الگوها در بازخوردها اهمیت زیادی دارد. در حالی که یک نظر منفرد ممکن است دقیق یا نادرست باشد، تکرار یک موضوع مشابه توسط چندین نفر به طور مستقل، نشاندهنده اهمیت بالای آن بازخورد است. به عنوان مثال، اگر سه نفر به طور مستقل بیان کنند که «اولویتها خیلی دیر مشخص میشوند»، این یک سیگنال مهم مدیریتی محسوب میشود.
پس از دریافت بازخورد مفید، نشان دادن تغییر در رفتار، اعتماد به فرآیند بازخورد را افزایش میدهد. صرفاً گفتن «ممنون» کافی نیست؛ لازم است تغییرات ملموسی در عملکرد ایجاد شود و این تغییرات به اطلاع تیم رسانده شود، مانند «چند نفر اشاره کردید که در جلسات خیلی سریع نظرم را بیان میکنم. از این هفته تلاش میکنم ابتدا دیدگاه شما را جویا شوم.»
در مواردی که تصمیم به عدم تغییر رفتار گرفته میشود، ارائه توضیح منطقی ضروری است. اگرچه بازخورد تیم در مورد حذف یک جلسه ممکن است درک شود، اما مدیر میتواند با توضیح دلایل حفظ آن جلسه (مانند ریسک فعلی محصول) و تعیین زمان بازبینی مجدد، از سکوت پس از دریافت بازخورد جلوگیری کند و شفافیت را حفظ نماید.