جلسات بینتیجه معمولاً نتیجه یک اتفاق بزرگ نیستند، بلکه حاصل تجمع چندین نقص کوچک در فرآیند برگزاری آنها هستند. این نقصها میتوانند شامل نامشخص بودن هدف جلسه، دعوت افراد نامناسب، عدم آمادگی کافی شرکتکنندگان، پراکنده شدن بحثها، نامشخص بودن تصمیمگیرنده و فقدان جمعبندی در پایان جلسه باشند. برای جلوگیری از این وضعیت، لازم است هر جلسه به سمت یک خروجی مشخص هدایت شود.
پیش از برگزاری هر جلسه، باید هدف و خروجی مورد انتظار آن به وضوح مشخص شود. پرسیدن این سوال که «بعد از این جلسه باید چه چیزی داشته باشیم که قبل از آن نداشتیم؟» میتواند به تعیین هدف کمک کند. اگر پاسخ صرفاً «همه در جریان باشند» باشد، ممکن است روشهای دیگری برای انتقال اطلاعات مؤثرتر باشند. هر جلسه باید حداقل یکی از اهداف کلیدی مانند تصمیمگیری، اقدام، ایجاد فهم مشترک، حل مسئله، تولید ایده، یا هماهنگی را پیش ببرد؛ در غیر این صورت، ارزش جلسه کاهش مییابد.
گزارشخوانی صرف در جلسات باید حذف شود. اگر گزارشی آماده شده است، شرکتکنندگان میتوانند پیش از جلسه آن را مطالعه کنند. در طول جلسه، تمرکز باید بر روی بخشهایی از گزارش باشد که نیاز به بحث یا تصمیمگیری دارند. این رویکرد، جلسه را از حالت مصرف اطلاعات به پردازش و تحلیل اطلاعات تبدیل میکند.
شروع جلسات با عباراتی مانند «خب، امروز چی داریم؟» نشاندهنده عدم برنامهریزی قبلی است. بهتر است جلسه با بیان صریح هدف آغاز شود، مثلاً «هدف امروز این است که درباره دو موضوع تصمیم بگیریم: اولی X و دومی Y.» این شفافیت اولیه، جهتگیری و تمرکز جلسه را تضمین میکند.
شرکتکنندگان نباید بدون آمادگی لازم وارد تصمیمگیریهای مهم شوند. اگر وظایف محوله پیش از جلسه انجام نشده باشد، ممکن است ادامه جلسه تصمیمگیری مناسب نباشد. جبران کمبود آمادگی با افزایش زمان جلسه، فرهنگ کاری نامناسبی را ایجاد میکند و باید از آن اجتناب کرد.
در صورتی که موضوعی نیاز به پیگیری و مسئولیتپذیری داشته باشد، باید در همان جلسه فرد مسئول، مهلت انجام و خروجی مورد انتظار به طور شفاف تعیین شود. هر موضوع باز باید دارای یک مسیر خروج مشخص باشد تا از بلاتکلیفی جلوگیری شود.
از تصمیمگیری مجدد درباره موضوعاتی که قبلاً تصمیمگیری شدهاند باید جلوگیری کرد. این اتفاق معمولاً به دلیل عدم ثبت تصمیمات، ورود افراد جدید یا عدم پذیرش نتایج رخ میدهد. باید بین اطلاعات جدید واقعی و صرفاً تمایل به بازگشایی مجدد بحث، تمایز قائل شد و این قاعده را در صورت لزوم روشن کرد.
بحثهای تکراری و حلنشده در جلسات هفتگی میتواند نشانهای از مشکلات سیستمی باشد، مانند عدم وجود مالک مشخص، نبود اختیار کافی، تعویق تصمیمات دشوار یا عدم حل ریشه مسئله. جلسه نباید جایگزین اقدام عملی شود. برخی جلسات ممکن است حس پیشرفت ایجاد کنند بدون آنکه واقعاً پیشرفتی حاصل شود؛ این نوع جلسات که در آنها صرفاً تحلیل و گفتگو صورت میگیرد و هیچ اقدامی تعریف نمیشود، بسیار خطرناک هستند، مگر اینکه هدف اصلی جلسه، ایجاد فهم مشترک بوده باشد. تصمیمات «فعلاً بررسی کنیم» باید محدود شوند و در صورت لزوم، جزئیات بررسی، مسئول، مهلت و تصمیم نهایی مشخص گردد. در پایان هر جلسه، لازم است با جمعبندی روشن، موارد تصمیمگیری شده، اقدامات تعریف شده، مسئول هر اقدام، مهلتها و موارد باز باقیمانده مشخص شوند.