چه کارهایی رو باید واگذار کنیم؟
قابل مشاهدهتشخیص اینکه کدام وظایف باید واگذار شوند و کدامها نباید، مهارتی حیاتی برای مدیران است. همه کارها نه قابل واگذاری هستند و نه باید توسط مدیر انجام شوند. این تمایز، کلید مدیریت اثربخش است.
وظایفی که به طور مکرر تکرار میشوند و قابل آموزش هستند، کاندیداهای مناسبی برای واگذاری محسوب میشوند. انجام این گونه کارها توسط مدیر، وقت او را از وظایف مهمتر مدیریتی منحرف میکند. نمونههایی از این دست شامل تهیه گزارشهای مشخص، هماهنگی جلسات روتین، پیگیری بخشی از پروژهها و ارتباطات استاندارد است.
برخی مسئولیتها باید واگذار شوند تا فرصت رشد برای اعضای تیم فراهم گردد. هدایت پروژههای کوچک، ارائه در جلسات مهم، مذاکره با تأمینکنندگان، آموزش نیروهای جدید و مدیریت فرایندها، از جمله این وظایف هستند. اگرچه این واگذاریها ممکن است در ابتدا نیازمند صرف زمان بیشتری از سوی مدیر برای حمایت باشند، اما در بلندمدت ظرفیت تیم را افزایش میدهند.
مدیران نباید تصور کنند که در همه زمینهها باید بهترین باشند. اگر عضوی از تیم در حوزه خاصی تخصص بیشتری دارد، منطقی است که وظایف مربوط به آن حوزه تا حد امکان به او سپرده شود. به عنوان مثال، مدیر بازاریابی نباید صرفاً به دلیل جایگاه شغلی خود، تحلیل نهایی دادهها را انجام دهد اگر تحلیلگر تیم در این زمینه قویتر است.
در مواردی که تصمیمگیری باید نزدیک به محل اجرا صورت گیرد و اطلاعات کلیدی در اختیار افراد خط مقدم است، واگذاری اختیار تصمیمگیری میتواند سرعت عمل را افزایش دهد. به عنوان مثال، تیم پشتیبانی میتواند در چارچوب مشخصی برای جبران خسارتهای جزئی مشتریان، خودشان تصمیمگیری کنند و نیازی به درگیر کردن مدیر برای هر مورد نباشد.
اگر اعضای تیم به طور مداوم منتظر تأیید یا اجازه مدیر برای انجام وظایف خود هستند، این نشانهای واضح از تبدیل شدن مدیر به یک گلوگاه است. در چنین شرایطی، بخشی از این تصمیمگیریها باید به سطوح پایینتر واگذار شود تا روند کار روانتر گردد.
برخی مسئولیتها معمولاً در سطح مدیر باقی میمانند، از جمله تعیین جهتگیری و اولویتهای تیم، تصمیمگیریهای مهم مربوط به افراد، ارزیابی عملکرد، گفتگوهای حساس، تخصیص منابع اصلی، مسائل محرمانه، تصمیمات پرریسک و ارتباطات کلیدی با سطوح بالاتر. البته این موارد بسته به ساختار سازمان و سطح مدیریتی میتواند متفاوت باشد.
واگذاری نباید صرفاً به کارهای کماهمیت محدود شود. برخی مدیران تمایل دارند تنها وظایف خستهکننده را واگذار کرده و کارهای مهم و جذاب را برای خود نگه دارند. این رویکرد باعث عدم رشد اعضای تیم میشود. مدیران باید آگاهانه بخشی از کارهای ارزشمند را نیز واگذار کنند تا فرصت رشد برای دیگران فراهم شود.